Logiciel notes de frais N2F
La prise en charge de l’ensemble de vos frais d’entreprise
OKTEO est distributeur du logiciel de gestion des frais d’entreprise N2F.
Il est disponible via une application mobile qui permet de simplifier et de dématérialiser la gestion de notes de frais.
Cette application mobile offre une multitude de fonctionnalités et une utilisation intuitive afin de traiter efficacement l’ensemble des dépenses de votre entreprise.
Une fonctionnalité clé du logiciel réside dans la saisie instantanée des dépenses, le système smart scan rempli automatiquement vos notes de frais à partir de la photo de votre justificatif via votre smartphone.
N2F est une solution adaptée pour tous les salariés qu’ils effectuent des déplacements engageants des dépenses ou qu’ils gèrent la comptabilité de l’entreprise.
Dépenses des salariés
Ne perdez plus de temps dans le traitement mensuel de vos frais, scannez vos dépenses à la volée via l’application mobile et saisissez instantanément l’ensemble de vos dépenses (frais kilométriques, frais de déplacement, frais de restauration, frais d’hébergement etc.)
Grâce au logiciel N2F, restez informés du traitement de vos dépenses et de l’état de vos remboursements : l’application envoie les dépenses complètes pour approbation et vérification vers le service comptabilité et vous notifie de l’avancée du processus.
Le smart scan vous permet une saisie et un archivage des justificatifs instantané et ce à n’importe quel endroit : ne perdez plus vos justificatifs et soyez assurés de percevoir l’ensemble des remboursements de vos frais professionnels.
Gestion globale des frais
Notre application de gestion des notes de frais facilite la gestion des dépenses de vos équipes ainsi que la refacturation de vos clients en mettant à votre disposition des informations liées à leurs dépenses :
Identification
Identification des dépenses non justifiées en fonction des critères établis ou des barèmes en vigueur (barème kilométrique, TVA récupérable, politique de frais interne)
Alertes
Alertes en cas de dépassement de la politique de frais
Gestion BtoB
Gestion des dépenses refacturables à vos clients
Processus comptables automatisés
Ne perdez plus de temps à recalculer les taxes récupérables :
La gestion des frais de déplacement et indemnités kilométriques peut être personnalisée selon un barème spécifique à l’entreprise ou bien selon le barème kilométrique fiscal intégré dans l’application, il en est de même pour la TVA récupérable qui est automatiquement calculée même dans les cas les plus complexes (dépenses multi taux, règles spécifiques liées au carburant, plafond dépassé…)
Importez automatiquement les données dans votre logiciel comptable :
N2F offre de nombreuses possibilités d’export de vos écritures comptables et ceci avec tous les logiciels de comptabilité du marché : Sage, Cegid, SAP, EBP, Divalto, IBIZA… vous pouvez également connecter l’application à votre banque et mettre en place des virements SEPA pour le remboursement des collaborateurs.
Ne perdez plus de temps à vérifier les notes de frais :
La politique de frais bloque les remboursements en dépassement, vous pouvez ainsi mener des actions correctives auprès de vos équipes avant l’approbation de ces dépenses.
>> Accès au site N2f
Politique de frais optimisée
Offrez à vos salariés une solution optimale pour les libérer de cette corvée et ainsi leur offrir un remboursement de leurs dépenses liées aux frais de déplacement, de restauration etc. dans les meilleurs délais.
Optimisez et planifiez votre gestion des frais d’entreprise grâce à des statistiques pointues, tout en réduisant les dépenses frauduleuses et économisez ainsi du temps et surtout de l’argent !
Les outils de gestion comptable N2F vous offrent une comptabilité analytique optimisée, une comptabilité auxiliaire naturellement intégrée et la possibilité de dématérialiser l’ensemble des factures grâce à l’archivage à valeur probante.
Comme 5000 clients dans plus de cinquante pays, faites confiance à N2F pour votre gestion de frais et démarrez dès aujourd’hui votre essai gratuit.
L’archivage à valeur probante des notes de frais
Depuis la mise en application de la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016, les entreprises possèdent une plus grande liberté quant à la gestion et l’archivage de leur notes de frais. En effet, grâce à la reconnaissance de la valeur probante de l’archivage numérique, une facture numérisée possède aujourd’hui à la même valeur qu’une facture originale. Cela représente donc une réelle révolution pour les entreprises qui peuvent aujourd’hui optimiser leur processus et dématérialiser l’ensemble de leurs factures ou justificatifs de dépenses selon des règles définies :
Documents reproduits
Premièrement, les documents qui auront été numérisés doivent pouvoir être reproduits à l’identique, aucun traitement d’image n’est autorisé, les notes de frais doivent être numérisées en l’état et donner toutes les informations essentielles pour être prises en compte.
Assujetti ou tiers mandaté
Deuxièmement, seul l’assujetti ou un tiers mandaté peut gérer l’archivage numérique, un processus doit donc être mis en place et clairement défini en cas de contrôle.
Formats et signatures
Autre point majeur : les notes de frais doivent être stockées au format PDF ou PDF A/3 et disposer d’une signature électronique et d’un horodatage.
Le respect de l’ensemble de ces critères assure la validité des documents pour l’entreprise.
Vos données sont classées et sécurisées, vous ne perdrez plus de justificatifs grâce à la fonction smart scan de l’application.
Ne perdez plus de temps en fin de mois, saisissiez instantanément n’importe quelle dépense et ce où que vous soyez !
Les dépenses sont soumises à vérification puis à approbation vers le service comptabilité.
En réduisant vos coûts d’impression, vos coûts d’envoi papier des justificatifs et également vos coûts liés au temps de travail de vos employés.
Dématérialiser vos documents vous permet de limiter votre impact environnemental en réduisant vos impressions papier.
N’attendez plus et passez dès aujourd’hui à une gestion optimisée de vos frais professionnels. Nos experts peuvent vous présenter notre logiciel en moins d’une heure.
Les avantages d’une gestion dématérialisée